Datenschutz

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Wohnungsbau GmbH Neumünster
Schützenstraße 60
24534 Neumünster

Telefon: 04321 1840
E-Mail: info@wobau-neumuenster.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben.

Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie diese Website betreten.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung (Art. 17 DSGVO) dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Außerdem haben Sie das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 18 DSGVO).

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO):

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen.

Des Weiteren steht Ihnen nach Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Hosting

Externes Hosting

Diese Website wird extern gehostet. Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Hierbei kann es sich insbesondere um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Namen, Websitezugriffe sowie sonstige Daten handeln, die über die Website verarbeitet werden.

Das externe Hosting erfolgt zum Zwecke einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Darstellung und Bereitstellung unserer Website). Sofern ein entsprechender Vertrag über Auftragsverarbeitung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung zudem auf Grundlage von Art. 28 DSGVO.

Wir setzen folgenden Hoster ein:
Mittwald CM Service GmbH & Co. KG
Königsberger Straße 4–6
32339 Espelkamp
Deutschland

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung auf dieser Website

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern besondere Datenkategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. Im Falle einer ausdrücklichen Einwilligung in die Übertragung personenbezogener Daten in Drittstaaten erfolgt die Datenverarbeitung außerdem auf Grundlage von Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sofern Sie in die Speicherung von Cookies oder in den Zugriff auf Informationen in Ihr Endgerät (z. B. via Device-Fingerprinting) eingewilligt haben, erfolgt die Datenverarbeitung zusätzlich auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten, sofern diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art.

6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Über die jeweils im Einzelfall einschlägigen Rechtsgrundlagen wird in den folgenden Absätzen dieser Datenschutzerklärung informiert.

Datenschutzbeauftragte

Wir haben eine Datenschutzbeauftragte benannt.

Nicola Olivier
Verband norddeutscher Wohnungsunternehmen e.V.
Tangstedter Landstraße 83
22415 Hamburg
Deutschland
E-Mail: olivier@vnw.de
Website: www.vnw.de

Empfänger von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen externen Stellen zusammen. Dabei ist teilweise auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an diese externen Stellen erforderlich. Wir geben personenbezogene Daten nur dann an externe Stellen weiter, wenn dies im Rahmen einer Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind (z. B. Weitergabe von Daten an Steuerbehörden), wenn wir ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Weitergabe haben oder wenn eine sonstige Rechtsgrundlage die Datenweitergabe erlaubt. Beim Einsatz von Auftragsverarbeitern geben wir personenbezogene Daten unserer Kunden nur auf Grundlage eines gültigen Vertrags über Auftragsverarbeitung weiter. Im Falle einer gemeinsamen Verarbeitung wird ein Vertrag über gemeinsame Verarbeitung geschlossen.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Datenerfassung auf dieser Website

Cookies und Einwilligungsmanagement

Diese Website setzt keine Cookies ein. Es werden keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen, die eine Einwilligung erfordern würde. Ein Cookie-Consent-Tool (Cookie-Banner) wird daher nicht eingesetzt.

Rechtsgrundlage

Da keine Cookies oder vergleichbaren Technologien eingesetzt werden, ist eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. § 25 TDDDG hierfür nicht erforderlich. Soweit im Rahmen des Websitebetriebs personenbezogene Daten verarbeitet werden (z. B. in Server-Log-Dateien oder bei Kontakt-/Bewerbungsanfragen), erfolgt dies auf Grundlage der jeweils dort genannten Rechtsgrundlagen.

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

Browsertyp und Browserversion
verwendetes Betriebssystem
Referrer URL
Hostname des zugreifenden Rechners
Uhrzeit der Serveranfrage
IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung seiner Website – hierzu müssen die Server-Log-Files erfasst werden.

Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sofern diese abgefragt wurde; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die

Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Bewerbungsformular/Online-Bewerbung

Wenn Sie sich über unser Bewerbungsformular bewerben, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten (z. B. Name, Kontaktdaten, Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen sowie Inhalte Ihrer Nachricht) zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Kontaktaufnahme.

Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soweit erforderlich, verarbeiten wir Daten zudem auf Grundlage von § 26 BDSG. Sofern Sie uns besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) freiwillig übermitteln, erfolgt die Verarbeitung nur im rechtlich zulässigen Umfang (Art. 9 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG, soweit einschlägig).

Empfänger/Weitergabe

Ihre Bewerbungsdaten werden innerhalb unseres Hauses ausschließlich an die Stellen weitergegeben, die an der Bearbeitung Ihrer Bewerbung beteiligt sind. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, sofern dies nicht zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist.

Speicherdauer

Wir speichern Ihre Bewerbungsdaten, solange dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. (Optional: Sofern wir Ihre Unterlagen länger für einen Bewerberpool speichern sollen, erfolgt dies nur auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.)

Anfrage per E-Mail, Telefon oder Telefax

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die von Ihnen an uns per Kontaktanfragen übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihres Anliegens). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Chatbot

Die WOBAU Neumünster bietet den Besucherinnen und Besuchern der Website die Möglichkeit, eine Konversation mit einem Chatbot zu starten. Dieser beantwortet Fragen bzw. Textnachrichten zu Ihrem Anliegen sowie zu unseren Dienstleistungen. Dafür wertet er die von Ihnen verfassten Nachrichten mithilfe von künstlicher Intelligenz aus und sendet passende Antworten zurück – entweder aus einem vordefinierten Antwortkatalog oder dynamisch generiert mithilfe von Sprachmodellen (Large Language Models). Im Folgenden informieren wir Sie über die erhobenen Daten sowie Zweck, Zeit und Ort der Verarbeitung.

1. Logdaten

Zur Ausführung der Anfragen des Chatbots werden Logdaten gespeichert. Das beinhaltet:
- Vollständige Gesprächsprotokolle, inklusive Zeitpunkt der Anfragen.
- Feedback, welches innerhalb des Chats gegeben wird.
- Daten zu technischen Problemen, die während eines Gespräches aufgetreten sind (sogenannte Error Logs).
- Zugriffs-Logs mit IP-Adresse und Zeitpunkt des Zugriffs.
Logdaten/Gesprächsprotokolle werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Die Speicherung erfolgt ausschließlich zu Trainingszwecken und zur Sicherstellung des Betriebs. Die Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben. Mit dem Anbieter des Chatbots, der assono GmbH (Dreikronen 12, 24222 Schwentinental), liegt ein entsprechendes Auftragsverarbeitungsverhältnis vor. Die entsprechende Datennutzung erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO im Rahmen der Bearbeitung Ihres Anliegens.

2. IBM Watsonx

3. Automatische Übersetzung

Damit Sie mit dem Chatbot in mehreren Sprachen kommunizieren können, wird ein Übersetzungsdienst von der DeepL SE, Maarweg 165, 50825 Köln eingebunden. Sofern Sie eine andere Sprache als Deutsch ausgewählt haben, werden alle abgeschickten Nachrichten im Chat (einzeln und ohne Kontext) an den Übersetzungsdienst übermittelt. Zu keinem Zeitpunkt wird eine direkte Verbindung zwischen Ihrem Computer und den Servern der Übersetzungsdienste hergestellt. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und auf Servern innerhalb der EU verarbeitet. Die entsprechende Datennutzung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO im Rahmen der Bearbeitung Ihres Anliegens.

4. Dynamische Antwortgenerierung mit Sprachenmodell

Zur Aufbereitung von Inhalten im Rahmen der Antwortgenerierung werden Large Language Models von Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Ireland eingebunden. Dabei werden abgeschickte Nachrichten im Chat (einzeln und ohne Kontext) an Dienste von Microsoft Azure übermittelt. Zu keinem Zeitpunkt wird eine direkte Verbindung zwischen Ihrem Computer und den Servern von Microsoft Azure hergestellt. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und auf Servern innerhalb der EU verarbeitet. Die entsprechende Datennutzung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO im Rahmen der Bearbeitung Ihres Anliegens.

5. Personenbezogene Daten

Im Rahmen des Chats werden grundsätzlich keine personenbezogenen Daten erhoben. Lediglich für die Nutzung der Formularfunktion und der Schadensmeldung innerhalb des Chats ist die Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten (z. B. vollständiger Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) notwendig. Hierzu erhalten Sie zu gegebener Zeit im Chat weitere Informationen. Die Erhebung der Daten ist an dieser Stelle notwendig, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der WOBAU Neumünster Ihr Anliegen bearbeiten bzw. Ihre Frage beantworten können. Bitte geben Sie nicht ungefragt personenbeziehbare Daten in den Chatbot ein.

Automatisierte Entscheidungsfindung/ Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) im Sinne von Art. 22 DSGVO wird von uns nicht eingesetzt.